Sono già trascorsi diversi anni da quando le legislazioni italiane hanno introdotto l’obbligo di utilizzo di fatture in formato elettronico nei rapporti con la Pubblica Amministrazione. A partire dal 1° gennaio 2019 tale formato sarà obbligatorio per tutte le fatture, sia tra privati, sia tra aziende. Da quanto dichiara la legge solo chi ha aderito al regime dei minimi potrà ancora utilizzare le fatture di tipo cartaceo. Sono numerose le aziende che già oggi utilizzano questo metodo di fatturazione e hanno a disposizione per la fattura elettronica software apposito. Stiamo parlando di strumenti che aiuteranno chiunque possieda una partita IVA a gestire al meglio le fatturazioni e i pagamenti.

Perché utilizzare un software apposito

Sono presenti già da anni software che consentono di compilare, inviare, ricevere e conservare le fatture. Si tratta per certi versi di una vera e propria rivoluzione in questo ambito, sia per quanto riguarda il lavoro quotidiano, sia per quanto riguarda l’adempimento degli obblighi fiscali. Per creare una fattura in formato digitale è importante utilizzare un software dedicato, per varie ragioni. La prima è la possibilità di integrare queste operazioni all’interno di un più ampio sistema gestionale dell’azienda, cosa che permette un maggiore e più rapido controllo di tutti i passaggi, dalla produzione fino all’incasso della fattura e alle eventuali spese dal punto di vista delle tasse. Questo permette quindi di compilare le fatture sottoponendole subito ad un controllo, evitando quindi errori di battitura o di altro genere. Inoltre l’invio e il pagamento del documento saranno automaticamente registrati e contabilizzati, con ovvio risparmio di tempo e di lavoro per chi si dedica a questo tipo di attività.

Risparmiare già oggi

Anche se mancano ancora alcuni mesi, alcune azienda già oggi utilizzano la fattura elettronica in qualsiasi tipo di rapporto, non solo per quelli con la Pubblica Amministrazione. Da un lato questo fenomeno è correlato anche alla possibilità di ottenere, in questo modo, degli sgravi fiscali: per l’Agenzia delle Entrate si tratta di fatture facilmente verificabili e “controllabili”. Dall’altro lato stiamo parlando di cominciare già ora ad approfittare di uno strumento più comodo e meno costoso rispetto alle comuni fatture cartacee. Si calcola che il risparmio può essere quantificato in alcuni euro per ogni documento prodotto in formato digitale invece che cartaceo. Si deve infatti considerare il minor tempo per la compilazione, oltre alla totale scomparsa dei documenti cartacei: meno carta e inchiostro utilizzati, ma anche meno spazio occupato dai faldoni per l’archiviazione delle fatture dei 10 anni precedenti.

La sicurezza delle fatture elettroniche

Le fatture elettroniche alla Pubblica Amministrazione sono oggi gestite tramite un sistema di interscambio. I software di gestione delle fatture elettroniche verso altre aziende si occupano anche di questo tipo di servizio: inviano al destinatario la fattura, ne controllano l’avvenuta lettura e ne contabilizzano il pagamento. Stiamo parlando di evitare qualsiasi tipo di disguido che riguarda la mancata ricezione di una fattura, o addirittura lo smarrimento causato dall’invio tramite posta normale. Ovviamente questi vantaggi sono particolarmente interessanti per chi emette numerose fatture ogni mese.