Una intranet viene spesso confusa con Internet ma… anche se ci sono molte similitudini tra loro, in realtà sono due cose diverse. In poche parole, Internet è il World Wide Web globale, mentre una intranet è una rete di computer privati che opera all’interno di un’azienda. Sia Internet che una rete intranet utilizzano una comunicazione simile (come TCP/IP) e offrono molte delle stesse caratteristiche funzionali come la posta elettronica e le bacheche.

Una delle differenze principali è però che una intranet è una rete interna e privata. L’accesso a una rete aziendale (intranet) è controllato, mentre l’accesso a Internet è aperto a chiunque abbia un accesso fisico. La maggior parte delle intranet aziendali sono impostate in modo da includere l’accesso a Internet come una delle funzioni previste, ma la rete aziendale, o intranet, è un’entità separata e non fa parte della rete aziendale.

Quando sono state introdotte per la prima volta, le intranet sono state liquidate dalla critica come l’ultima di una sfilata apparentemente infinita di mode tecnologiche. La situazione cambiò, tuttavia, non appena le aziende con le intranet cominciarono a raccogliere i benefici di questa rete. Un’azienda può desiderare di creare una intranet per molte ragioni, come la velocità di comunicazione che si può ottenere con le ampie larghezze di banda utilizzate nelle intranet. Queste velocità consentono sistemi di posta elettronica veloci e lo scambio rapido di documenti. Le reti interne private offrono sicurezza e protezione sotto forma dei firewall, nonché accesso protetto da password e server sicuri. L’utilizzo di una intranet consente inoltre alle aziende di condividere le informazioni internamente in modo semplice e quindi di gestire rapidamente gli sforzi di molti collaboratori. Meno scartoffie, maggiore produttività, maggiore flessibilità e versatilità sono altri vantaggi che si possono ottenere attraverso l’uso di una intranet ben progettata. Tutto questo si aggiunge ad una linea di fondo che è interessante in qualsiasi decisione aziendale: la capacità di risparmiare denaro e aumentare i profitti.

Dal concetto di intranet si può poi mantenere separato quello di extranet, che è una parte dell’intranet aziendale a cui possono accedere gli utenti esterni all’azienda. Clienti, fornitori e partner commerciali sono solo alcuni esempi dei tipi di persone che trarrebbero beneficio da questo tipo di rete privata. Possono scambiarsi infatti grandi volumi di dati utilizzando l’Electronic Data Interchange (EDI), condividere informazioni esclusive, collaborare in joint venture, partecipare a programmi di formazione e condividere servizi tra le aziende.